この記事でわかること

  • 広報の仕事のどの場面でAIが使えるのかがわかる
  • AIに任せていい部分と人が仕上げる部分の線引きがわかる
  • Canvaなど今使っているツールとの組み合わせ方がわかる

広報の仕事が「片手間」になっていませんか

広報を担当している人の多くは、ほかの仕事と兼任しています。総務や経理を本業にしながら、広報の仕事を抱えている方が多いはずです。チラシを作りたいけれど時間がない。ホームページの更新が止まっている。お知らせの文章が締め切りまでに書けていない。そんな状況に心当たりがある方も多いと思います。

チラシの文章をAIに任せる

新商品の入荷案内、季節のキャンペーン、求人募集。チラシに載せる文章は、伝える要素がはっきりしているのでAIの得意分野です。

たとえば社内のメモが「○月○日から夏のセールを開始。お得意様向けに割引クーポン付き」だけだったとします。これをAIに渡して「親しみやすいトーンで案内文を書いてほしい」と頼めば、見出しと本文の下書きがすぐに返ってきます。

そのまま使うわけではありません。会社の正式名称、地名の読み方、自社の言い回し。こうした「うちの会社らしさ」はAIにはわかりません。下書きをもとに自分の言葉で仕上げる。デザインは最終的にCanva等のデザインツールで整える。この組み合わせなら、チラシ1枚に半日かかっていた作業が、ずいぶん短くなります。

ホームページの更新文をAIで下書きする

ホームページの「お知らせ」欄が何ヶ月も止まっていませんか。新商品が出たのに紹介文が書けない、年末年始の休業案内を毎年悩む、季節のごあいさつが浮かばない。

こんなときは、伝えたいポイントだけAIに渡してみてください。「12月29日から1月4日まで休業、再開は1月5日。お客様への感謝の言葉を添えて」と頼むと、丁寧な短文がすぐに返ってきます。あとは社名や担当者の言葉を加えるだけです。

更新が止まっているホームページは、お客様にも社員にも「動いていない会社」という印象を与えがちです。下書きをAIに任せれば、月に1回でも更新する余裕が生まれます。

お知らせや告知文は媒体ごとに書き分ける

地域の展示会への出展、新商品の入荷、臨時休業や営業時間変更のお知らせ。こうした告知は、SNS、ホームページ、メール、紙のチラシと、媒体ごとに少しずつ書き分けが必要です。

こんなときは、状況をそのままAIに伝えてみてください。「来月、地元の産業フェアに出展する。Instagram用とホームページ用とメール用で、それぞれ短い文章を3案ほしい」と頼むと、媒体に合わせたトーンの候補がすぐ返ってきます。同じ内容でも、Instagramは短く軽やかに、メールはやや丁寧に、と書き分けてくれるので、媒体ごとに悩む時間が減ります。

採用ページの言葉選びを一緒に考える

採用ページは、求職者が会社を選ぶときに必ず見る場所です。けれど「うちの会社の魅力をどう伝えるか」で手が止まりがちです。

社員へのヒアリングメモや会社が大事にしている言葉をAIに渡して、「20代の求職者に伝わる言葉に整えてほしい」と頼みます。返ってきた文章を読むと、自社のことを外からの目線で見直すきっかけにもなります。最終的にどの言葉を選ぶかは、人間の役割です。

AIは下書き係、仕上げは自分の言葉で

紹介した使い方に共通するのは、AIが書いた文章をそのまま外に出さないことです。会社らしさ、地域らしさ、自分の言葉。これを足すのが人間の役目です。社員の名前を入れる、地元の地名を加える、自社らしい言い回しに直す。この一手間で、「AIが書いた感」は消えていきます。

まとめ

広報の仕事は、文章を書く時間より、何を伝えるかを考える時間のほうが本来は大事です。AIに下書きを任せて、自分の時間は「考える」に回す。そのバランスが取れると、兼任でやっている広報でも、続けやすくなります。

まずは次のチラシかホームページの更新、AIに下書きを頼んでみてください。返ってきた文章に、自分の言葉を足していく。その作業から始めれば十分です。

Q&A

Q1. AIに会社の情報を渡しても大丈夫ですか？

公開予定の情報なら問題ありません。チラシやホームページに載せる内容、すでに公開している社員紹介、決算で公表している数字。こうした情報は渡しても困ることはありません。一方で、未公開の決算数字、社員の個人情報、取引先の名前などは入れないでください。詳しい注意点は別の記事で扱います。

Q2. ChatGPT、Gemini、Claudeのどれを使えばいいですか？

文章の下書きならどれでも十分な品質が出ます。普段使い慣れているものでかまいません。あえて違いを言うなら、日本語のニュアンスや言い換えはClaudeが得意とされています。画像も一緒に作りたい場面ではChatGPTやGeminiが便利です。まずは1つを決めて使い込むほうが、習熟が早くなります。