会議の前に資料は集めたのに、「今日は何を決めるのか」がはっきりしない。会議が終わったあと、議事録を書こうとしたら何を決めたか曖昧になっていた。そんな経験はないでしょうか。
こうした場面で、AIは役に立ちます。判断や進行はそのまま人間がやりながら、準備と後処理だけ手伝ってもらう。それだけで、会議にかかる時間はかなり変わります。

この記事でわかること
会議の前後でAIを使える4つの場面
実際にどう入力するか（プロンプト例付き）
そのまま使わず、人が見直すべきポイント

会議が長くなるのは「前の整理不足」が原因のことが多い

会議が長くなるのは、話すことが多すぎるからだけではありません。「報告すること」「相談したいこと」「その場で決めたいこと」が混ざったままだと、話があちこちに広がりやすくなります。
大事なのは、議題の数を増やすことではなく、「この会議で何を決めるのか」をはっきりさせることです。それだけで、会議の進み方はずいぶん変わります。

会議前①：議題の下書きを作ってもらう

会議の目的と手元にある材料をAIに渡すと、議題の下書きを作ってもらえます。こう入力してみてください。

> 来月の展示会に向けた準備会議の議題を整理してください。
> 以下が前回の会議メモです。
>
> 〔前回のメモをここに貼る〕
>
> 「今回決めること」と「状況を確認すること」に分けて、それぞれ3項目以内で整理してください。

返ってきた議題案は、そのまま使えるものではありません。「これは今日決めなくていい」「これは順番が違う」と選びながら整理するだけで、会議前の準備が10分で終わります。

会議前②：参加者への事前案内文を作る

議題が決まったら、参加者への案内文もAIに作ってもらえます。

> 以下の議題をもとに、参加者への会議前の案内メールを作ってください。丁寧だが簡潔に。200字以内で。
>
> 〔議題をここに貼る〕

返ってきた文章に日時と場所を自分で入れれば完成です。毎回ゼロから書いていた文章が、確認して送るだけになります。

会議後①：議事録の下書きを作ってもらう

会議中にメモした内容をAIに渡すと、議事録の下書きを作ってもらえます。

> 以下は会議中に取ったメモです。議事録の下書きを作ってください。
> 「決定事項」「確認事項」「持ち越し事項」に分けて整理してください。
>
> 〔メモをここに貼る〕

メモが箇条書きでも、走り書きでも構いません。返ってきた下書きを見ながら「これは決定ではなく相談だった」「この担当者名が抜けている」と直すだけで議事録が完成します。ゼロから書いていた30分が、見直す10分に変わります。

会議後②：決定事項とToDoを整理する

議事録とは別に、決定事項とToDoだけを抜き出してもらうこともできます。

> 以下の議事録から、決定事項とToDoを抜き出してください。
> ToDoは担当者と期限が分かる形でまとめてください。
>
> 〔議事録をここに貼る〕

返ってきたリストを関係者に共有するだけで、「あの件どうなった？」という確認の手間がかなり減ります。

使うときに気をつけたいこと

AIが出した議題案や議事録は、一度人が見直してから使ってください。表現が強すぎたり、大事な論点が抜けていたりすることがあります。最後に少し手を入れるだけで、ずっと使いやすくなります。
また、社外に出せない情報や個人名は、そのまま入力しないようにしてください。「ある取引先との打ち合わせメモ」といった形に言い換えるだけで問題なく使えます。

まとめ

会議の準備と後処理は、AIが役立ちやすい場面です。議題の整理、案内文の作成、議事録の下書き、ToDoの整理。どれも「最初の案を作る」作業です。最後に人が見直す前提で使うのがちょうどよい使い方です。
まずは会議後のメモを渡して、議事録の下書きを作ってもらうところから試してみてください。うまくいったら、次は会議前の議題整理にも広げてみてください。

Q&A

Q1. 会議のどの場面から試すとよいですか？
会議後の議事録づくりが一番入りやすいです。メモを渡すだけで下書きが出てくるので、効果をすぐに実感しやすいです。

Q2. メモがきれいにまとまっていなくても使えますか？
使えます。箇条書きでも走り書きでも構いません。AIは整っていない材料からでも整理しやすい形に直してくれます。

Q3. AIが出した議事録はそのまま使ってよいですか？
そのまま使うより、人が一度見直したほうが安心です。決定事項の認識がずれていないか、担当者や期限の抜けがないかを確認してください。

Q4. 社内の機密情報が含まれる場合はどうすればよいですか？
個人名や社外秘の情報はそのまま入れないようにしてください。「ある取引先」「A社」といった形に言い換えるだけで問題なく使えます。

Q5. 難しい指示を出せなくても使えますか？
使えます。まずはメモをそのまま渡して「議事録にまとめて」とだけ頼むところからで十分です。