この記事でわかること
- NotebookLMが何か、他のAIツールとどう違うのかがわかる
- 社内マニュアルをFAQとして使うと何が変わるかイメージできる
- 設定方法と最初の一歩がわかる
マニュアルはあるのに、誰も使っていない
就業規則も、設備の操作手順も、顧客対応のマニュアルも、社内のどこかに保存されています。ただ、いざ必要になったとき「どのフォルダに入っているかわからない」「ファイルを開いても、どこに書いてあるか探せない」。結局、詳しい人に聞きに行くのが一番早い、という状況になっていないでしょうか。
聞く側は助かりますが、聞かれる側は毎回手を止めて答えることになります。せっかく作ったマニュアルが使われないまま眠り続けているのは、作った側としても少し残念な話です。
今回紹介するNotebookLMは、そのマニュアルをそのまま使えるFAQに変えてくれるツールです。
NotebookLMとは何か
GoogleのAIツールで、自社の資料をアップロードするとその資料だけを根拠に質問に答えてくれます。Googleアカウントがあれば、無料で使い始められます。
ChatGPTなどのAIはインターネット上の幅広い情報をもとに回答しますが、NotebookLMはアップロードした資料の中だけを参照します。回答には必ず「この資料の〇ページに書いてあります」という引用元が表示されるので、内容が正しいかどうかをその場で確認できます。
Googleの公式情報によれば、アップロードしたデータがAIのトレーニングに使用されることはないとされています。
「あのマニュアルどこだっけ」が解決する
たとえば、就業規則と設備マニュアルをアップロードしておいた場合を考えてみてください。
「有給休暇の申請はどうすればいいですか？」と入力すれば、就業規則の該当箇所をもとに手順が返ってきます。「機械にエラーコードE03が表示されました。どう対処すればいいですか？」と入力すれば、操作マニュアルから対処法を引き出してくれます。
新人が入るたびに同じことを説明する手間も、「ちょっと聞いていいですか」とベテラン社員に集中する負担も、だいぶ減らせます。聞く側は時間を選ばず自分で調べられますし、聞かれる側は本来の仕事に集中できます。マニュアルを作った手間が、ようやく報われる感覚があると思います。
Googleアカウントがあれば、今日から始められる
設定に難しい操作はありません。以下の手順で始められます。
- notebooklm.google.comにアクセスして、Googleアカウントでログインする
- 「新しいノートブック」を作成する
- 社内の資料をアップロードする。対応しているファイル形式はPDF・Word・テキストファイルのほか、GoogleドキュメントやGoogleドライブのファイル、WebページのURLも読み込める
- チャット画面に質問を入力する
最初は1つの資料だけで十分です。「よく質問が来るもの」「現場で一番困ったときに開くもの」を選んでアップロードしてみてください。「こんなに早く答えが返ってくるのか」という感覚がつかめれば、次に何を入れるかは自然と見えてきます。慣れてきたら少しずつ資料を増やしていくことで、社内のナレッジが少しずつ使いやすい形に整っていきます。
まとめ：まず1つ、手元の資料を入れてみてください
新しいものを用意する必要はありません。今ある就業規則や設備マニュアルをそのままアップロードするだけで始められます。
「マニュアルはあるのに誰も使っていない」という状況は、大がかりな仕組みを作らなくても変えられます。Googleアカウントさえあれば、今日の午後にでも試せます。まず1つ、よく聞かれる資料を選んでアップロードするところから始めてみてください。
Q&A
Q. 資料がたくさんあります。全部入れた方がいいですか？
最初は1つか2つに絞ることをおすすめします。一度に入れすぎると、どこに何があるかわかりにくくなることがあります。「よく聞かれること」「困ったときに必ず開く資料」から始めて、慣れてきたら少しずつ増やしていくのが無理のないやり方です。
Q. ChatGPTとどう使い分ければいいですか？
NotebookLMは「自社の資料の中から答えを探す」ことに向いています。ChatGPTは「アイデアを広げる」「文章の下書きを作る」といった使い方に向いています。社内FAQや情報検索にはNotebookLM、企画の壁打ちや文章作成にはChatGPTと使い分けると、それぞれの強みが活きます。
Q. Googleドライブを使っていない場合でも使えますか？
使えます。パソコンに保存してあるPDFやWordファイルを直接アップロードする方法でも問題ありません。Googleドライブとの連携はあくまで選択肢の一つなので、今の環境に合った方法で始めてみてください。
